INL – Attività conciliativa da remoto – Indicazioni operative
Le modalità da remoto devono comunque garantire la possibilità di identificare con certezza i soggetti partecipanti e l’unicità del verbale originale
L’INL, con le Comunicazioni n.
In particolare, con la circolare n.
Tali modalità da remoto devono comunque
garantire la possibilità di identificare con certezza i soggetti partecipanti e
l’unicità del verbale originale.
Sarà cura pertanto dell’ufficio
dell’Ispettorato inviare, mediante email, un invito alle parti e ai soggetti
che li assistono, ove conosciuti, con indicazione della durata della riunione,
delle condizioni per partecipare alla stessa, con richiesta di trasmissione dei
relativi documenti di identità e recapiti telefonici.
Gli interessati dovranno essere in possesso
anche di una stampante e di strumenti che rendano possibile la scannerizzazione
dei documenti.
In allegato alla richiesta di invito sarà
trasmessa anche l’informativa privacy e una richiesta di adesione alla
partecipazione alla conciliazione in videoconferenza, con l’indicazione
dell’indirizzo di posta elettronica da utilizzare per la riunione da remoto.
L’ufficio dell’ispettorato invierà il link
di Microsoft teams al quale accedere nel giorno e nell’orario indicati. In caso
di mancato accesso, previo tentativo di contatto telefonico, la conciliazione
si concluderà con esito negativo per assenza della parte: il funzionario
dell’Ispettorato darà atto nel verbale dell’assenza delle parti o di una di
esse e provvederà a trasmettere il verbale stesso alla parte presente.
In caso di accordo, la firma del verbale
dovrà avvenire con firma autografa e lo stesso dovrà essere scannerizzato e
inviato, con email o pec, all’altra parte per la firma e per il successivo
invio all’ispettorato territoriale, che procederà alla sottoscrizione manuale,
anche ai fini di autentica delle firme delle parti.
In caso, invece, di mancato accordo, il
funzionario darà atto dell’impossibilità di addivenire alla positiva
definizione della procedura e provvederà alla sottoscrizione del verbale.
Resta ferma la possibilità di riscontrare
l’invito e richiedere la trattazione della conciliazione in presenza: in tal
caso, non si darà luogo alla procedura da remoto e si riprogrammerà la riunione
con le modalità tradizionali, limitando, comunque, il più possibile, la
presenza di persone nei locali dell’Ispettorato.
Con la nota n.
E’ stato, altresì, ribadito, come già
specificato nella nota n.
Infine, per quanto concerne
l'identificazione delle parti da remoto, il funzionario conciliatore dovrà
avere cura di procedere alla visualizzazione del documento identificativo per
ciascuna parte separatamente, al fine di escludere gli altri partecipanti
dall'acquisizione del documento stesso.
AI.mb